Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Stichting Quiet Man Loud Heart (QMLH), gevestigd in Roosendaal en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76118959, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Voor vragen over privacy of een verzoek over je gegevens kun je mailen naar info@qmlhfoundation.com.

Contact en aanmeldingen

Als je contact opneemt, gebruiken we je contactgegevens en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden en zo nodig op te volgen. Dat doen we vanuit ons gerechtvaardigd belang om vragen aan de stichting af te handelen.

Als je je aanmeldt als vrijwilliger, gebruiken we de gegevens uit je aanmelding, zoals je contactgegevens, ervaring en beschikbaarheid, om je aanmelding te beoordelen en afspraken over je inzet te maken. Ons gerechtvaardigd belang is het organiseren van vrijwilligerswerk. Waar verwerking nodig is voor een vrijwilligersovereenkomst, gebruiken we die overeenkomst als grondslag.

Hulpaanvragen

Bij een aanvraag voor een bijzondere wens gebruiken we je contactgegevens, leeftijd, toelichting en eventuele bijlagen om de aanvraag te beoordelen en met je af te stemmen. Het behandelen van hulpvragen is een gerechtvaardigd belang van de stichting.

Beschrijf vooral welke hulp nodig is. Stuur uit jezelf geen medische dossiers, burgerservicenummer (BSN) of kopie van een identiteitsbewijs mee. Als aanvullende gevoelige informatie nodig is, spreken we eerst af hoe je die veilig kunt aanleveren.

Gezondheidsgegevens verwerken we alleen als ze nodig zijn én er een geldige uitzondering op het wettelijke verwerkingsverbod van toepassing is. Als we daarvoor uitdrukkelijke toestemming gebruiken, vragen we die afzonderlijk. Geef je gegevens over iemand anders door, bijvoorbeeld als ouder of vertegenwoordiger? Dan kunnen we die persoon of diens vertegenwoordiger informeren en waar nodig om toestemming vragen.

Donaties

Bij een donatie verwerken we gegevens zoals het bedrag, de datum en een betaalreferentie. Afhankelijk van de betaalmethode ontvangen we ook contactgegevens. We gebruiken deze gegevens voor de afhandeling van de donatie, het beheer van periodieke giften en onze administratie.

De verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de donatieafspraak en, waar van toepassing, op onze wettelijke administratieplicht.

Verhalen en beeldmateriaal

Als we je vragen om je verhaal, naam, foto of video openbaar te delen, lichten we vooraf toe wat we willen publiceren en op welke kanalen. Een voorkeur op het aanvraagformulier behandelen we als startpunt voor overleg. Als we toestemming als grondslag gebruiken, vragen we die afzonderlijk. Je kunt die toestemming intrekken via info@qmlhfoundation.com.

Ontvangers en doorgifte

We gebruiken dienstverleners voor hosting, e-mail, betalingen en donateursbeheer. Mollie verwerkt online betalingen en kan gegevens voor eigen wettelijke verplichtingen gebruiken. Voor periodieke giften gebruiken we ook Kudos.

Als het nodig is voor een hulpvraag, stemmen we met je af welke informatie met een uitvoerende partner wordt gedeeld. We verstrekken ook gegevens als een wettelijke verplichting dat vereist.

Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken we een adequaatheidsbesluit of een andere geldige AVG-grondslag voor doorgifte, zoals standaardcontractbepalingen. Informatie over toepasselijke waarborgen kun je bij ons opvragen.

Website en cookies

Voor het functioneren en beveiligen van de website kunnen we technische gegevens verwerken, zoals een IP-adres. We gebruiken CookieYes voor cookievoorkeuren. Via de cookie-instellingen op de site kun je je voorkeuren wijzigen en zien welke cookies worden gebruikt. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen we die via de banner.

Bewaren en beveiligen

Contactgegevens en berichten bewaren we zolang nodig om je vraag af te handelen en op te volgen. Voor hulpaanvragen en vrijwilligersaanmeldingen kijken we naar de beoordeling, uitvoering en eventuele nazorg. Bij een klacht of geschil kunnen relevante gegevens langer nodig zijn. Onze financiële basisadministratie bewaren we minimaal zeven jaar.

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, afgestemd op de risico’s van de verwerking. Meld het zo snel mogelijk via info@qmlhfoundation.com als je denkt dat gegevens bij de verkeerde persoon terecht zijn gekomen.

Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens. Ook kun je, waar van toepassing, vragen om beperking van de verwerking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken voor verwerkingen die daarop berusten.

Stuur je verzoek naar info@qmlhfoundation.com. Als we redelijke twijfel hebben over je identiteit, kunnen we aanvullende informatie vragen om die vast te stellen. We reageren in principe binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kunnen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen. Binnen de eerste maand leggen we dan uit waarom.

Stuur een privacyverzoek

Vragen of een klacht

Heb je een vraag of klacht over hoe we omgaan met je gegevens? Mail ons via info@qmlhfoundation.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Externe websites en wettelijke rechten

Als je via een link naar een externe website gaat, geldt voor de eigen verwerking door die partij haar privacyverklaring. QMLH blijft verantwoordelijk voor de verwerkingen waarvoor zij volgens de AVG verantwoordelijk is. Je wettelijke rechten, waaronder het recht op schadevergoeding als aan de voorwaarden van de AVG is voldaan, blijven gelden.